Conformité & Qualiopi

Centralisez vos preuves, suivez vos indicateurs et préparez sereinement vos audits (initial, surveillance, renouvellement).

Pourquoi le module Conformité ?

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Bibliothèque de preuves Modèles, tags, versions, validité et rattachement aux indicateurs.
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Parcours d’audit Checklists guidées, responsabilités, échéances et état d’avancement.
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Traçabilité Journal d’audit complet : qui a fait quoi et quand, preuves horodatées.
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Alertes Périmés, manquants, non-conformes, écarts détectés et plans d’action.

Référentiel Qualiopi

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Critères & indicateurs

Arborescence des critères/indicateurs applicable par type d’action (FOAD, VAE, etc.).

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Cartographie des preuves

Associez formulaires, procédures, exemples (convocations, émargements, évaluations, communications).

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Liens opérationnels

Rattachements automatiques depuis “Présences”, “Évaluations”, “Dossiers” et “Facturation”.

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Contrôles

Règles de complétude (ex. présence signée + attestation + éval à chaud) et score de conformité.

Gestion des preuves

  • Modèles (procédures, politiques, documents RH, fiches formation) versionnés et signés.
  • Preuves opérationnelles : feuilles d’émargement, questionnaires, certificats, rapports.
  • Dates d’effet, propriétaires, cycle de vie (brouillon → validé → obsolète).
  • Tags : indicateur, session, formateur, public, financeur, site/campus.

Mode Audit

  • Pré-audit : revue d’écarts, collecte de pièces manquantes, assignations & échéances.
  • Audit jour J : espace en lecture seule pour l’auditeur, liens courts, exports.
  • Post-audit : plans d’action, preuves complémentaires, suivi des corrections.

Astuce

Créez un profil auditeur avec accès restreint (durée limitée, watermark, logs).

RGPD & sécurité

  • Registre de traitements, DPA, clauses, durées de conservation et anonymisation.
  • Contrôles d’accès granulaires, chiffrement au repos/en transit, journalisation.
  • Sauvegardes, plan de reprise, tests d’intrusion et gestion des incidents.

Plans d’action & risques

  • Gestion des écarts : gravité, priorité, responsable, échéance, statut, preuves liées.
  • Registre des risques : identification, mitigation, revues périodiques et indicateurs.
  • Rappels/notifications aux responsables en cas de retard ou d’échéance proche.

Exports & financeurs

  • Exports ciblés (assiduité, évaluations, conventions, factures, attestations).
  • Modèles personnalisables (entêtes, mentions, colonnes), PDF/CSV.
  • Traçabilité des partages : destinataire, date/heure, contenu, expiration.

Journal d’audit & gouvernance

  • Logs détaillés : créations, modifications, lectures, téléchargements, signatures.
  • Rôles/droits : administrateur qualité, contributeur, lecteur, auditeur.
  • Tableau de bord conformité : couverture par indicateur, tendances, alertes.

FAQ Conformité

Les preuves sont-elles reliées automatiquement aux sessions ?

Oui, via les modules Dossiers, Présences et Évaluations, avec rattachement automatique aux indicateurs.

Puis-je préparer un accès pour l’auditeur ?

Oui, grâce au mode Audit : liens en lecture seule, expiration et journalisation.

Comment suivre les documents périmés ?

Grâce aux alertes de validité et au tableau de bord des renouvellements.

Simplifiez votre conformité

Consolidez vos preuves et passez vos audits avec sérénité.

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