Achats & licences

Gérez vos fournisseurs, vos sièges/licences et vos abonnements. Automatisez les commandes, réceptions et factures, et suivez vos budgets.

Pourquoi le module Achats & licences ?

🧾
De la demande au paiement Demandes d’achat, approbations, bons de commande, rceptions et factures.
🪪
Licences & sièges Comptes “seat-based” ou usage-based”, attributions, renouvellements, alertes.
🏷️
Fournisseurs & contrats Fiches fournisseur, SLA, annexes contractuelles, indices de prix et pénalités.
💰
Budgets maîtrisés Engagements vs consommés, prévisions, alerte dépassement et clôtures périodiques.

Fonctionnalités clés

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Demandes d’achat

Formulaires paramétrables, pièces justificatives, routage d’approbation multi-niveaux.

🧾

Bons de commande

BC multi-lignes, taxes, remises, centres de coûts, conditions et incoterms.

📦

Réceptions & services

Réception partielle/totale, services récurrents, preuves de service, PV de recette.

📑

Factures fournisseur

Rapprochement 2/3 voies (commande–réception–facture), litiges et avoirs.

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Gestion des licences

Attribution par utilisateur/équipe, quotas, renouvellements automatiques, alertes d’expiration.

Budgets & suivi

Engagements, consommés, prévisionnels, analyses par fournisseur, famille d’achat, projet.

Modèles de licences

  • Seat-based : nombre dutilisateurs nominatifs, surcoût au-delà du quota.
  • Concurrent : nombre de connexions simultanées autorisées.
  • Usage-based : facturation à l’usage (heures, stockage, API calls).
  • Enterprise : contrats cadres, paliers de remise, engagements annuels.

Workflow type

  1. Soumettre une demande d’achat (licence/sièges/renouvellement).
  2. Approuver selon seuils (manager, finance, direction).
  3. Émettre le bon de commande et le contrat/avenant fournisseur.
  4. Réceptionner le service/licence et attribuer les sièges.
  5. Rapprocher la facture et payer (virement/CB/mobile money).
  6. Suivre les renouvellements, budgets et indices de performance.

Astuce

Créez des politiques d’attribution (par équipe/projet) pour assigner automatiquement les sièges à l’arrivée dun nouvel utilisateur.

Conformité & audit

  • Traçabilité complète (qui a approuvé, quand, et sur quelle base).
  • Archivage légal des contrats, avenants, factures et preuves de service.
  • Règles fiscales par pays (TVA, mentions, numérotation) alignées avec “Facturation.

Intégrations & API

  • Comptabilité/ERP (Sage, Odoo, SAP, QuickBooks) : centres de coûts & exports.
  • SSO & annuaires : provisionning/déprovisionning des sièges.
  • Webhooks & API REST : synchro contrats, factures, fournisseurs.

Indicateurs & optimisation

−12%

Coût licence par siège

+27%

Taux d’utilisation des sièges

95%

Rapprochement 3-voies sans litige

−30j

Délai moyen de renouvellement

FAQ Achats

Pouvons-nous gérer des renouvellements automatiques ?

Oui, avec rappels multi-canaux et reconduction automatique selon vos politiques.

Supportez-vous le rapprochement 3-voies ?

Oui, commande ↔ réception ↔ facture, avec seuils de tolérance et workflows de litige.

Comment optimiser les coûts de licences ?

Suivez l’utilisation relle, réaffectez les sièges inactifs, négociez par paliers et consolidez les fournisseurs.

Essayez le module Achats & licences

Normalisez vos achats, sécurisez la conformité et réduisez vos coûts récurrents.

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